آرشیو در دنیای هنر – شماره‌ی ۳ ۳ اردیبهشت، ۱۴۰۳ آذرخش عسگری
۳ اردیبهشت، ۱۴۰۳ آذرخش عسگری
در قسمت پیشین مبحث آرشیو در دنیای هنر، به تفصیل به موضوع ساخت آرشیو برای هنرمندان پرداختیم. در ادامه به سراغ گالری‌ها و به‌طور کلی فضاهای نمایش خواهیم رفت.
از آنجا که در این شماره به تکرار جزئیات مشترک مطرح شده نخواهیم پرداخت، توصیه می‌شود پیش از مطالعه‌ی این بخش، حتمن خواندن مطالب پیشین را در برنامه‌ی مطالعاتی خود قرار دهید.
گالری‌ها و سایر فضاهای نمایشی
ناگفته پیداست که بخش بزرگی از تاریخ هنر مدیون وجود بایگانی‌ها در نهادهای خصوصی، نیمه‌خصوصی و دولتی مرتبط با هنرهای تجسمی است.
اما اگر از وظیفه‌ی تاریخی گالری‌ها در ثبت رویدادها بگذریم، گالری‌داران بی‌شک نیازمند یک بایگانی دقیق و منظم هستند تا با استفاده از آن بتوانند نیازهای روزمره‌ی خود را برطرف کرده و امور جاریشان را سازمان دهند.
همچنین، این آرشیو ابزاری برای بررسی و آسیب‌شناسی برنامه‌های فرهنگی-اقتصادی طی شده، و مدیریت مسیر پیش رو برای رسیدن به اهداف کوتاه یا بلند مدت است.
آرشیو شما سرمایه شماست. سرمایه‌ی گران‌بهایی که اگرچه ایجاد آن زمانبر و توام با صرف هزینه بوده و در ظاهر ممکن است غیرضروری به نظر بیاید، اما وجودش قطعن یکی از زیربناهای اصلی حرفه‌ی گالری‌داری است. داشتن آرشیوی منظم و کامل برای هر گالری سرمایه‌ای است که آن نهاد را از نظر مالی و زمانی نسبت به همکاران و رقبایش جلو میاندازد.
به یاد داشته باشیم که دقت در ساخت آرشیو و به‌روز رسانی آن از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، در غیر این صورت، آرشیوی ناقص، غیر دقیق یا قدیمی می‌تواند حتی عملکردی معکوس داشته و خطاهایی جبران‌ناپذیر به بار بیاورد.
از کجا و چگونه شروع کنیم؟
در جلسات آموزشی گالری‌دارانی که به تازگی به این حرفه روی آورده‌اند، یا دستیاران و علاقه‌مندان تازه‌کار ، مبحث آرشیو اغلب دو واکنش را به ترتیب برمی‌انگیزد: ابتدا موضوعات به نظر پیش پا افتاده و بی‌اهمیت میرسند اما رفته رفته و پس از گذشت زمان و با اندکی آشنایی جدیتر با موضوع، نگرانی از عدم توان اجرایی جای خود را به واکنش نخست می‌دهد.
توصیه‌ی همیشگی به آنان این است که ساخت آرشیو را به ترتیب اولویت و اهمیت کاربردی آن آغاز کنند، مسیر را ادامه دهند و صبور باشند. با استمرار و دقت، و همچنین گنجاندن برنامه‌ی ساخت و به‌روزرسانی آن در برنامه‌ی روزانه‌ی کاری، سریع‌تر و آسان‌تر از تصورشان به اهدافشان خواهند رسید.
چه چیز را در آرشیو گالری نگهداری کنیم؟
به‌طور خلاصه باید گفت که کلیه اطلاعات و اسناد مربوط به همه‌ی هنرمندان، تمامی آثار، و همه‌ی خریداران، حتی اگر یک بار از گالری خرید کرده‌اند، باید بایگانی شود.
اگر حرفه‌ی گالری‌داری را یک درخت فرض کنیم، آن‌وقت میتوان نمایش‌ها و رویدادها، هنرمندان، آثار، خریداران و مجموعه‌داران را شاخههای اصلی آن دانست. بهتر است شاخههای امور اداری، حقوقی و مالی را نیز در این میان از یاد نبریم.
نکته‌ی بسیار مهم در ساخت و حفظ آرشیو در هر گالری، انسجام و یکدستی آن است. در نظر داشته باشید که از آنجا که ممکن است هم‌زمان نفرات متفاوتی از تیم همکاران با اطلاعات سروکار داشته باشند، برای جلوگیری از اشتباهات و همچنین جهت سرعت بخشیدن به انجام کار، ضروریست همگی از یک دستور العمل واحد پیروی کنند. همه باید بدانند هر فایل را کجا، چگونه و با چه اطلاعاتی ذخیره کنند و زمانی که در جست‌وجوی چیزی هستند باید با چه کلیدواژه‌هایی و در کدام محل‌ها بگردند.
در ادامه، به بخش‌های اساسی و پراهمیتی که در همه‌ی گالری‌ها مشترک است می‌پردازیم. توجه داشته باشید که ساختار و اجزای آرشیو شما براساس نیازتان ممکن است متفاوت باشد.
الف) نمایش‌ها و رویدادها
این بخش یکی از مهم‌ترین قسمت‌های آرشیو هر گالری است. بخشی که علاوه بر آن‌که مدیران و همکاران روزانه با آن سروکار خواهند داشت، مدام باید برای جست‌وجوی تاریخچه‌ی یک نمایش یا فروش اثر نیز به آن رجوع کنند.
در این بخش، دسته‌بندی‌های ریزتر با نام‌های مشخص می‌تواند کار را به‌طور معناداری آسان کند. به‌طور نمونه اگر شما گالری‌ای هستید که هم در ایران هم در عرصه‌ی بین‌الملل فعال هستید، جداسازی این دو از هم می‌تواند مفید باشد:
- نمایش‌های داخل ایران
- نمایش‌های خارج از ایران
یا اگر شما در رویدادهای عمومی عرصه‌ی هنرهای تجسمی (در داخل یا خارج از کشور) حضور دارید می‌توانید بخشی مجزا به هرکدام اختصاص دهید:
- آرت‌فرها
- بینال‌ها
- حراج‌ها
جزئیاتی که در هر یک از این پوشه‌ها باید نگهداری شوند کدامند؟
در تمام پوشه‌های بالا باید این موارد را به تفکیک نگاه دارید:
یک: تصاویر آثار نمایش داده شده
همان‌طور که پیش‌تر در قسمت دوم مربوط به آرشیو در دنیای هنر گفتیم، امروزه کسانی هستند که به‌طور حرفه‌ای به عکاسی از آثار هنری مشغولند. متخصصانی که با دانش کلی‌شان نسبت به تکنیک‌ها، متریال و همچنین جزئیاتی چون رنگ و نور قادرند نزدیک‌ترین تصویر نسبت به اصل آثار را ثبت کنند. شما می‌توانید از هنرمندان بخواهید این کار را انجام دهند اما نمی‌توانید به این کار مجبورشان کنید. بنابراین خوب است خودتان دست به کار شده و در برخی از موارد خودتان اثر یا آثار را به عکاس بسپارید (به‌طور مثال در مورد آثاری که ممکن است دسترسی به آن پس از نمایش محدود شود).
به‌خاطر داشته باشید که هم فایل جی‌پگ و هم فایل تیف یا پی‌اس‌دی را از عکاس دریافت کرده و در پوشه‌ی مرتبط به تفکیک نگهداری کنید.
دو: رزومه و بیوگرافی هنرمندان
اغلب هنرمندان به این بخش از کارشان توجه چندانی ندارند. برشماست که با صبوری کلیهی اطلاعات مربوط به رزومه‌ی هنرمند را از او دریافت کنید و بعد از صحت‌سنجی، آن را در فرمتی یکسان تنظیم کنید.
در مورد بیوگرافی نیز باید در نظر داشته باشید که اگرچه داشتن بیوگرافی مناسب در شناساندن درست هنرمند به مخاطبان کمک شایانی می‌کند اما لزومن وظیفه‌ی گالری نیست تا برای تمام هنرمندانی که به هر نحوی با آن‌ها همکاری دارند متنی دقیق بنویسند. این امر در مورد هنرمندانی که در قرارداد ثابت با گالری هستند از وظایف و خدمات گالری به شمار می‌آید.
سه: متن‌ها (بیانیه‌ی نمایش یا هنرمند)
ممکن است شما برای یک نمایش یا یک هنرمند متنی تحت عنوان بیانیه بنویسید یا از متنی که توسط خود هنرمند یا پژوهشگر، مورخ هنری یا کیوریتوری نوشته شده است بهره‌مند شوید. آن‌چه مهم است این است که گالری موظف است به‌طور قطع از یک متن ویرایش شده (چه از لحاظ نگارشی و چه مفهومی) استفاده کرده و آن را در فایل مربوطه نیز نگهداری کند. دانستن نام نویسنده (یا نویسندگان) و تاریخ نگارش اهمیت بسیار دارد.
چهار: لیست قیمت
لیست قیمت نمایش باید به گونه‌ای تنظیم شود تا ترجیحن مخاطب بتواند به راحتی از آن استفاده کند؛ هرچند که امروزه برخی از گالری‌ها از این‌که این لیست را در اختیار تمام مخاطبان بگذارند خودداری کرده و ترجیح می‌دهند علاقه‌مندان به سراغشان بروند و قیمت آثار را جویا شوند.
در هر دو صورت، ذخیره‌ی لیست قیمت در آرشیو گالری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. (جزئیات مربوط به تنظیم لیست قیمت در قسمت‌های بعدی خواهد آمد.)
پنج: گزارش فروش
از هر نمایش باید گزارشی پایانی که از آن به عنوان گزارش فروش نام برده می‌شود در بایگانی ثبت شود، حتی اگر فروشی صورت نگرفته باشد. آن‌چه لازم است در این گزارش بیاید شامل نام نمایش، نام هنرمند (مگر آن‌که نمایش گروهی باشد که آن وقت نام هر هنرمند کنار تصویر کارش ذکر خواهد شد)، تاریخ شروع و پایان نمایش، تصویر و قیمت آثار فروخته شده، نام خریدار و قیمت نهایی اثر اگر تخفیفی به خریدار داده شده است.
این گزارش علاوه بر آن که کار گالری‌دار را برای تسویه حساب با خریدار و هنرمند راحت می‌کند، یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین اسنادی است که در آینده می‌تواند منبع مطالعه‌ی پژوهشگران، خصوصن در حوزه‌ی اقتصاد هنر باشد.
شش: تصاویر نمایش، روز نصب، چیدمان نهایی، افتتاح و بازدیدها
ثبت و نگهداری این تصاویر اگرچه از موارد حیاتی نیستند اما وجودشان در آرشیو حائز اهمیت بسیار بوده و در آینده به کار می‌آید.
هفت: گزارش‌ها
گزارش مالی شامل هزینه‌های نمایش
گزارش و بازخوردهای نمایش
هشت: سایر
کلیهی اقلام تبلیغاتی (پوستر، کارت دعوت، کاتالوگ، تبلیغات در مجلات یا صفحات مجازی)
اقلام اداری و حقوقی از قبیل توافقنامه‌ها و قراردادها
اسناد جانبی همچون رسیدهای دریافت و تحویل آثار
در مورد شاخههای دیگر آرشیو گالری منتظر انتشار مطلب بعدی باشید.